Hør, hvad foregår der egentlig?

I de fleste virksomheder udgøres motorrummet i dag af forskellige it-systemer, som er helt nødvendige for den daglige drift. Alligevel har forbavsende mange virksomheder stadig ikke dokumenteret, hvad disse it-systemer består af, og hvad de kan, hver især. Det gør jeres it-systemer svære at gennemskue, hvilket igen gør jer ekstremt sårbare overfor ændringer og uregelmæssigheder. Det kan være, når jeres it-medarbejder eller eksterne it-konsulent finder nyt arbejde. Eller når I skal skifte økonomisystem og mangler overblikket. Eller når en server står af, og I bare skal bruge backup-båndet NU – og ingen aner, hvor det egentlig er. Eksemplerne fra den virkelige verden er desværre mange. I mine øjne er det derfor en mere end almindelig god idé at bruge ressourcer på at dokumentere it-systemerne. 

En sådan it-dokumentation behøver ikke bestå af lange baner af papir. Tværtimod kommer de fleste virksomheder langt med en hel enkel form for dokumentation, der på et overordnet plan svarer på disse spørgsmål:

• Hardware – hvilke servere og andre kritiske enheder har vi i huset? Hvilke serienumre har de? Hvor længe er enhederne dækket af garantien/serviceabonnementet? Hvor har vi købt dem, og kan vi få en erstatning hurtigt, hvis uheldet er ude?
• Software – hvilke programmer bruger vi? Til hvad? Hvem er kontaktperson på hvilke programmer, og har vi en fortegnelse over hvor mange licenser, vi har til hvert program? Hvilke serienumre har de? Er der en form for integration mellem programmerne, og er der noget, vi skal være opmærksomme på, hvis de skal installeres på ny?
• Servere og netværk – hvordan er serverne konfigureret? Hvilke IP-adresser, DNS o.s.v. benytter vi? Hvad tager vi backup af – og hvor tit? Hvor gemmer vi backupdata? Hvilke koder har vi på servere, firewall og andre centrale enheder?
• Netadgang - hvordan kommer vi på internettet? Hvem er vores udbyder, og hvilket telefonnummer ringer vi til, hvis der ikke er "hul igennem"?

For et mindre it-system behøver en sådan dokumentation ikke fylde mere end 2-4 sider for at dække de informationer, der er rigtig gode at have ved hånden, hvis der opstår en krise. Jeg vil dog gerne understrege, at der er tale om en stikordsliste, for der kan sagtens være andre, helt centrale forhold at beskrive i netop jeres it-system. For større it-systemer er behovet for dokumentation selvfølgelig mindst lige så stort, og her vil kompleksiteten af beskrivelsen typisk være større.

Bruger I systemer, som I selv har udviklet, er det vigtigt, at I dokumenterer dem grundigt. Få ting gør en virksomhed sårbar som et it-system, som kun programmøren selv kender i detaljer. Skulle han vælge at søge nye græsgange, er I på den, og et ikke-virksomt it-system kan vise sig at lamme forretningen i lang tid. Bed derfor programmøren om at lave en grundig beskrivelse af systemet og en udførlig manual. Og tjek gerne graden af indforstået nørderi. På den måde er I sikre på, at en eventuel efterfølger nemmere kan sætte sig ind i systemet.

Vores hverdag hos både små og større virksomheder viser, at kun få virksomheder har taget højde for at dokumentere de forskellige forhold omkring it-systemerne. I forbindelse med it-revision giver vi derfor ofte en hånd med at sætte nogle rammer op for en sådan dokumentation.